Von digitalen Lösungen sollen Bürger*innen und Mitarbeitende gleichermaßen profitieren. Unter diesem Leitsatz realisiert das Jobcenter in Ingolstadt die OZG-Umsetzung und seine Online-Angebote. Von vornherein war damit klar, dass ausfüllbare pdf-Formulare für Online-Anträge nicht in Frage kommen. Die Eingaben aus den Anträgen sollten weiterverarbeitet werden können und die Fallbearbeitung von Papier und unnötigen manuellen Eingaben befreien. Realisiert wurde dies über die Online-Formulare aus dem Prosoz-Formularstore, die kompatible Daten liefern und medienbruchfrei weiterleiten.

Startklar in drei Tagen

Seit Oktober stehen Online-Anträge für das Bürgergeld sowie für Leistungen zur Bildung und Teilhabe online, daneben sind auch Weiterbewilligungsanträge und Veränderungsmitteilungen möglich. Damit sind alle wesentlichen Leistungen des Jobcenters digital abgedeckt, weil mit den Antragsformularen viele Anliegen abgewickelt werden können. Das Ausfüllen und die Übermittlung sind für die Antragstellenden unkompliziert und prinzipiell von jedem Gerät möglich. Auch Dokumente können über eine Uploadmöglichkeit an das Jobcenter übermittelt werden.

Bemerkenswert an der Ingolstädter Lösung ist nicht nur die problemlose Bedienbarkeit der Online-Services, sondern auch die Leichtigkeit, mit der die Verwaltung diese Angebote an den Start gebracht hat. Mit einem kleinen Projektteam von drei Mitarbeitenden, dem Sachgebietsleiter Stefan Kullus als Projektverantwortlichem und der Projektbegleitung durch Prosoz waren die Anträge in weniger als drei Tagen fertiggestellt. Nach einer Test- und Vorbereitungsphase konnten die Online-Anträge schon im darauffolgenden Quartal der Öffentlichkeit präsentiert werden.

Smarte Anträge, optimierte Daten, schnellere Bearbeitung

Die Online-Formulare sind dank der logischen Benutzerführung so aufgebaut, dass die Antragstellenden nur die für sie wichtigen Angaben machen müssen und nicht relevante Fragen gar nicht erscheinen. Neben der Einfachheit des Online-Zugangs, erleichtern die Formulare so die Antragstellung und erhöhen zusätzlich die Akzeptanz der Online-Angebote.

Der Komfort, den die Bürger*innen bei der Dateneingabe haben, setzt sich für die Mitarbeitenden der Verwaltung fort. „Wenn jemand einen Antrag online stellt, hat nicht nur der betreffende Bürger davon einen Gewinn, sondern auch wir als Mitarbeitende“, bringt Sachgebietsleiter Stefan Kullus den Digitalisierungsfortschritt für das Jobcenter Ingolstadt auf den Punkt. Die Antragsformulare generieren für die Sachbearbeitung optimierte Daten, die einen hohen Automatisierungsgrad ermöglichen. Die Antragsarten werden automatisch erkannt und der richtigen Stelle zugewiesen, so dass die Sachbearbeitenden eingegangene Online-Vorgänge automatisch als Vorlagen im Fachverfahren OPEN/PROSOZ sehen. Für den Bürgergeld-Erstantrag werden die darin enthaltenen Daten durch einen Eingabewizard in OPEN/PROSOZ übernommen, wobei sie vorab überprüft werden können. Das komplette Bearbeitungsverfahren wird dadurch beschleunigt und insbesondere Routinebearbeitungen rauben ab jetzt den Mitarbeitenden keine wertvolle Zeit mehr. Dass natürlich nicht von Anfang an alles reibungslos verläuft, ist selbstverständlich. Die sogenannten „Kinderkrankheiten“ fallen aber gering aus und werden im Zusammenhang mit zukünftigen Updates behoben.

Bekannt durch Presse und TV

Vorbildlich bei der OZG-Erfüllung ist das Jobcenter Ingolstadt nicht nur in Technik und Organisation. Auch die aktive Öffentlichkeitsarbeit trägt zum Gelingen der Online-Dienste bei. Bereits in der Testphase wurde der Online-Auftritt des Jobcenters mit dem neuen Angebot aktualisiert und zusätzlich Flyer zur Bekanntmachung gedruckt. Initiativen, die bereitwillig von der Presse aufgenommen wurden. Über die Veröffentlichung der Online-Anträge berichteten der „Donaukurier“ und ein regionaler TV-Sender. Der Erfolg ließ nicht auf sich warten und so gingen innerhalb der ersten Wochen schon 50 Online-Anträge ein. Bis Ende Januar 2024, also vier Monate nach Inbetriebnahme der Online-Anträge, waren es dann schon rund 230 Online-Anträge.

Mit jedem Antrag und jeder digitalen Bearbeitung realisiert sich für das Jobcenter Ingolstadt und seine Mitarbeitenden ein Stück Zukunft. Nicht nur weil die Zeit zur OZG-Umsetzung drängt, sondern auch wegen der effizienten und reibungslosen Abläufe, raten die Verantwortlichen aus Ingolstadt auch anderen Sozialverwaltungen, ihrem Beispiel zu folgen.