Für die erfolgreiche Umsetzung des Once-Only-Prinzips in der öffentlichen Verwaltung müssen Data Consumer (Antrags- bzw. Fachverfahren) und Data Provider (registerführende öffentliche Stellen) umfassend digitalisiert werden, um einen medienbruchfreien und automatisierten Abruf von Nachweisen zu ermöglichen.

Damit die Register in Deutschland miteinander und mit anderen europäischen Registern kommunizieren können, braucht es ein Nationales Once-Only-Technical-System (NOOTS). Im NOOTS werden Anforderungen, sogenannte Anschlussbedingungen, formuliert.

Die nationalen Technical Design Documents (TDDs)¹¹ beschreiben alle Komponenten des geplanten NOOTS und ihr Zusammenspiel auf einem hohen Software-Architekturlevel. Dieses beinhaltet zum Beispiel die Registerdatennavigation, Identity- and Accessmanagement (IAM) für Behörden, Identity Management (IDM) für Personen und weitere Komponenten.

Stufe A – Offline:
Die zur Leistungserbringung notwendigen Nachweise werden ausschließlich in papiergebundener Form bereitgestellt oder lediglich auf Anfrage manuell digitalisiert. Ein sofortiger elektronischer Abruf ist nicht möglich. Der Austausch eines Nachweises erfolgt entweder durch Bezug und Einreichung durch den Bürger oder durch den direkten Austausch zwischen Data Consumer (Fachverfahren) und Data Provider (registerführenden Behörde). Die Übermittlung erfolgt auf postalischem Weg oder über Fax. Eine Übermittlung per Mail ist ebenfalls denkbar, wenn der notwendige Nachweis auf Anfrage manuell digitalisiert wird. Eine automatisierte Verarbeitung im Online- oder Fachverfahren ist nicht zeitgerecht möglich. Entspricht noch weitgehend dem Status quo in der Leistungsverwaltung.

Stufe B – Elektronisch übermittelte Nachweise:
Die zur Leistungserbringung notwendigen Nachweise liegen in einem Format vor, das eine elektronische Datenübermittlung ermöglicht, beispielsweise im PDF- bzw. JPEG-Format. Eine maschinelle Auswertung zum Zweck der Datenübernahme in das Antragsformular im Online- oder Fachverfahren ist nicht (oder nur mit erheblichem zusätzlichem Aufwand) möglich. Das entspricht dem durch die Europäische Kommission festgelegten Mindestzustand für die Anbindung an das europäische Once-Only-Technical-System (EU-OOTS).

Stufe C – Elektronisch auswertbare Nachweise:
Die zur Leistungserbringung notwendigen Nachweise können elektronisch in strukturierter Form abgerufen werden. Oft entsprechen diese dabei den heutigen papiergebundenen Nachweisen, bspw. Geburtsurkunden oder Meldebescheinigungen. Die elektronische Repräsentation orientiert sich an bestehenden Fachstandards, wie sie heute in Registerauskünften genutzt werden, bspw. XMeld oder XPersonenstand. Nachweise werden mindestens in maschinenlesbarer Form übermittelt, was eine automatisierte Datenübernahme im Online- oder Fachverfahren ermöglicht.

Stufe D – Bedarfsgerecht übermittelte Informationen:
Die zur Leistungserbringung notwendigen Informationen können zielgerichtet elektronisch abgerufen werden. Statt einem Nachweis, der heute auch immer nicht benötigte personenbezogene Daten enthält, werden lediglich die auf den konkreten Bedarf zugeschnittenen Informationen ausgetauscht. Besteht zum Beispiel die Notwendigkeit, den Wohnort einer Person zu validieren, würde zukünftig keine vollständige Meldebescheinigung ausgetauscht werden, sondern lediglich ein maschinenlesbarer Datensatz, der ausschließlich Informationen zur Meldeadresse einer Person beinhaltet. Möglich wäre damit auch, eine konkrete Frage zur Prüfung eines Sachverhalts zu verschicken, die dann durch die registerführende Behörde beantwortet wird. Beispielsweise könnte eine Prüfung auf Volljährigkeit im Antragsprozess notwendig sein, was eine registerführende Behörde dann mit einem „Ja“ oder „Nein“ beantwortet.

Die EU-Verordnung zum SDG und das Onlinezugangsgesetz (OZG) verfolgen dasselbe Ziel: Das digitale Angebot der Verwaltung soll bürgernah und nutzerfreundlich sein. Zudem sollen alle Leistungen der öffentlichen Verwaltung über ein einziges Portal zu finden sein.
Für die betroffenen Online-Services gilt nach Art. 6 der SDG-VO die Pflicht der vollständigen Online-Bereitstellung (= Umsetzung OZG Reifegrad 3) von Verfahren sowie die Pflicht, Nachweisabrufe über das EU-OOTS gemäß Art. 14 der SDG-VO in das EU-Ausland zu ermöglichen. Für die betroffenen Register gilt nach Art. 14 der SDG-VO die Pflicht, Nachweisabrufe über das EU-OOTS aus dem EU-Ausland zu ermöglichen. Die Anbindung der Register und Online-Services deutscher zuständiger Behörden an den grenzüberschreitenden Nachweisaustausch nach Art. 14 der SDG-VO soll über intermediäre Plattformen erfolgen.

• Zugriffsschutz: Das 4-Corner-Modell¹² , ein modernes Interaktionsmuster für den Datenaustausch, verhindert den unkontrollierten Datenzugriff einer datenabrufenden Stelle. Nur mit einer Legitimation durch eine Prüfinstanz ist der Zugriff auf die Daten eines Registers möglich.
• Datenschutzcockpit (DSC) ¹³ schafft Transparenz: Jeder Abruf von Daten von Bürger*nnen wird protokolliert und damit wird nachvollziehbar, welche Behörde, wann mit welchen Daten gearbeitet hat. Technisch gesehen ist das DSC eine IT-Komponente des Portalverbundes, der eine Verknüpfung von Verwaltungsportalen aus Bund, Ländern und Kommunen darstellt, und alle Verwaltungsleistungen in Deutschland digital verfügbar macht. Der erforderliche XÖV-Standard XDatenschutzcockpit (XDSC) wird durch die Koordinierungsstelle für IT Standards beim Senator für Finanzen Bremen (KoSiT) entwickelt.

In Deutschland gibt es 214 Register und registerähnliche Datenstrukturen. Der IT-Planungsrat geht in seinen Überlegungen sogar von 375 Registern aus.¹⁴ Relevant im Rahmen des Registermodernisierungsgesetzes sind insgesamt 51 ausgewählte Register. 18 davon genießen Priorität als „Top-Register“. Die dort geführten Daten sind bedeutsam für die Erfüllung des Onlinezugangsgesetzes und den Datenaustausch zwischen Behörden. Erst in weiteren Schritten soll der Anschluss der weiteren Register an die Infrastruktur folgen. Federführend für die Umsetzung des Gesetzes sind das Bundesverwaltungsamt (BVA), das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), und das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund).

Als zentrales Ziel setzt das Gesetz die Ergänzung der Identifikationsnummer (IdNr) ¹⁵. Bei vielen Registern muss hierzu zuerst eine grundlegende Modernisierung erfolgen. Die Register auf Bundesebene werden zum Großteil bereits elektronisch geführt, andere Register auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene existieren noch in Papierform. Modernisierung in diesem Zusammenhang bedeutet vor allem, dass die genutzten Grundlagen beim Neuaufbau und bei der Weiterentwicklung angeglichen werden müssen, um den unermesslichen Datenschatz des Staates zu heben. Somit werden für alle Register technische, architektonische und rechtliche Standards benötigt, die eine Vernetzung erst ermöglichen.

Ein gutes Beispiel für effizientere Verfahren ist der Zensus. Gegenüber dem Verfahren von 2011 könnte der Staat bei der ausschließlich registerbasierten Durchführung 87 Prozent der Kosten (über eine Milliarde Euro) einsparen. Außerdem lassen sich digitale Verfahren schneller durchführen, sodass sich der Zensus, wie von der EU gewünscht, sogar jährlich durchführen ließe.

Wie hoch das Potenzial konkret ist, zeigt eine Studie von Bitkom Research. In der analogen Welt dauert der Gang zur Behörde durchschnittlich ca. zweieinhalb Stunden. Bemerkenswert daran ist, wie wenig Zeit davon die eigentliche Bearbeitung des Anliegens beansprucht: nur ungefähr eine halbe Stunde. Die Erfahrung zeigt, dass ein Teil dieser Zeit dafür genutzt wird, Daten von einem (Papier-)Formular in die Maske eines Fachverfahrens zu übertragen. Die übrigen zwei Stunden entfallen auf An- und Abfahrt sowie Wartezeit.

Der digitale Behördengang ist für die Antragstellenden sehr viel schneller und komfortabler. Die Verwaltung selbst profitiert beim Verzicht auf Papier von durchgängig digitalen Prozessen, die im nächsten Entwicklungsschritt durch das Wegfallen gesetzlich verankerter Schriftformerfordernisse automatisiert ablaufen könnten: Standardfälle werden ohne Eingreifen des Bearbeitenden geprüft und entschieden, während diese/r sich auf die komplexen Fälle konzentriert. Dies ist heute schon bei der Einkommensteuererklärung der Fall.

Künftig müssen Bürger*innen nicht für jeden einzelnen Verwaltungsprozess erneut ihre Daten eingeben, sondern nur noch die für den jeweiligen Antrag spezifischen Daten ergänzen – entsprechend dem Once-Only-Prinzip. Andererseits kann die Verwaltung die Anträge auf Basis von qualitätsgesicherten Daten bearbeiten. Das Warten auf Nachlieferung von Daten entfällt und optimalerweise entsteht ein durchgängig digitaler Prozess. Alle profitieren von einem stark beschleunigten Verfahren.

Quellennachweis:
¹ https://www.gesetze-im-internet.de/ozg/index.html
² https://www.gesetze-im-internet.de/regmog/
³ https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32018R1724
⁴ https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/LSU/?uri=CELEX:32005L0036
⁵ https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/LSU/?uri=CELEX:32006L0123
⁶ https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/LSU/?uri=CELEX:32014L0024
⁷ https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32014L0025
⁸ https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0910&qid=1697313650274
⁹ https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016L2102
¹⁰ https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_impl/2022/1463/oj
¹¹ NOOTS Technical Design Documents v0.9
¹² https://www.oeffentliche-it.de/documents/10181/188095/Technische+Perspektiven+der+Registermodernisierung.pdf/e49d4846-826e-db70-fc46-cf3abafd66ad?t=1614960958853&download=true
¹³ https://www.finanzen.bremen.de/digitalisierung/smartgov-made-in-bremen/datenschutzcockpit-107106
¹⁴ https://www.normenkontrollrat.bund.de/Webs/NKR/SharedDocs/Downloads/DE/Gutachten/2017-erg%C3%A4nzendes-gutachten-staba-beistellung-registerlandschaft.pdf?__blob=publicationFile&v=2
¹⁵ https://www.gesetze-im-internet.de/regmog/BJNR059100021.html