So oder so ähnlich könnte das Motto der Projektverantwortlichen der unteren Bauaufsichtsbehörde der
Stadt Cloppenburg gelautet haben, als man sich Mitte 2023 auf den Weg in die Digitalisierung der Bauanträge gemacht hat. Allen voran die beiden Mitarbeiter und Verfahrensbetreuer für ProBAUG,
Diane Betzler und Sebastian Lübbers.

Zwar war durch die wegfallenden KfW-Förderungen, die Zinssteigerungen sowie die Baupreissteigerungen durch die weltweiten geopolitischen Krisen die Baulust der Cloppenburger Bürger*innen zuletzt etwas zurückhaltender, doch abwarten, wie für manchen Bauherren, das kam für die Stadt Cloppenburg nicht in Frage. Das OZG fordert bekanntlich schon längere Zeit digitale Verwaltungsleistungen und die Vorgaben der Niedersächsische Bauordnung (NBauO) zur elektronischen Antragsannahme ab Jahresbeginn 2024 beschleunigten die Entscheidungen in der Bauordnung nun zusätzlich.

Vorteile der Digitalisierung

Man wollte nicht „auf Landeslösungen warten, sondern selbstbestimmt schnell ins Handeln kommen“, betont Lübbers in der Rückschau. Dabei war es von Vorteil, mit Prosoz einen Partner zu haben, der „alles aus einer Hand liefern kann.“ Mit Prosoz elan comfort steht der Stadt Cloppenburg ein echtes Ende-zu-Ende-Verfahren zur Verfügung und verbindet das Fachverfahren ProBAUG mit dem Onlineportal der unteren Bauaufsichtsbehörde. Zudem übernimmt Prosoz das gesamte Hosting und den Betrieb der Plattformlösung, das spart Kapazitäten im Fachamt. Ergänzt wird dieses um einen umfassenden Support.

Die eingereichten Anträge und daraus resultierenden Baugenehmigungen werden seit dem 01.01.2024 komplett digital bearbeitet. Bei aktuell 160 zu bearbeitenden Baugenehmigungen merken die Mitarbeiter im Sachgebiet Bauordnung bereits jetzt eine spürbare Entlastung. Prozesse wurden durch den Einsatz von Prosoz elan comfort optimiert und sind jetzt deutlich schneller. Digitale Kommunikation ersetzt die papierbasierte Umlaufmappe und die Beteiligung Dritter erfolgt nun elektronisch. Auch ist das gleichzeitige Bearbeiten eines Vorgangs durch mehrere Personen innerhalb der Fachabteilung problemlos möglich.

Investition in die Zukunft

Mit der Digitalisierung von Verwaltungsarbeiten werden viele Ressourcen benötigt, zum einen finanzielle und zum anderen personelle. Doch die Stadt Cloppenburg erkannte früh den Mehrwert der zusätzlichen Aufwendungen. „Wir investieren in die Zukunft“, bestätigen Diane Betzler und Sebastian Lübbers. Sie haben es geschafft, in ihrem Team eine hohe Akzeptanz für die neue digitale Arbeitsweise zu schaffen. „Indem wir einen Perspektivwechsel vorgenommen und die Antragsbearbeitung aus der Sicht der Antragstellenden gezeigt haben.“, erklären sie den ungewöhnlichen Ansatz. So kamen die Kolleg*innen in die Rolle des antragstellenden Architekten/Dritten und konnten sich von den Vorteilen der medienbruchfreien Bearbeitung mit Prosoz elan comfort überzeugen.

Wir wünschen unseren Kunden in der Stadt Cloppenburg weiterhin „gutes Gelingen“ und bedanken uns für das Interview!