AUS DER PRAXIS

Abrechnungsassistent für soziale Einrichtungen

Referenzbericht Landkreis Heilbronn

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Die Abrechnung zwischen sozialen Einrichtungen und kommunalen Aufgabenträgern erfolgt in der Regel immer noch auf Basis von ausgedruckten Rechnungen und manu­eller Eingabe in die jeweiligen Fachverfahren. Dies ist auf­wändig, langwierig und fehleranfällig. Bei hohen Fallzahlen müssen Monat für Monat unzählige Rechnungen von Hand erfasst werden. Die Papierform ist ein unnötiger Umweg, denn sowohl soziale Einrichtungen als auch Kommunen arbeiten mit moderner Verwaltungssoftware, die einen Datentransfer zulässt.

Die Herausforderung

Der Landkreis Heilbronn hat sich entschieden, die Abrechnung zu modernisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Über 23 lau­fende Meter Rechnungsakten pro Jahr türmen sich beim Land­kreis auf. „Wir ersticken in Bergen von Belegen; Abhilfe war dringend nötig“, fasst Dezernentin Susanne Hennig die Aus­gangssituation zusammen. Die von PROSOZ Herten und dem Landkreis Heilbronn gemeinsam entwickelte Schnittstelle er­möglicht die Verarbeitung monatlicher Gesamtabrechnungen. Partner des Landkreises ist dabei die Johannes-Diakonie Mosbach mit mehreren Standorten in Nordbaden. Insgesamt betreut die Johannes-Diakonie rund 5.000 Menschen mit Be­hinderung in zahlreichen Einrichtungen. Das Interesse, die Leistungsabrechnung so einfach wie möglich zu gestalten, war entsprechend groß. Mario Jung, Mitarbeiter der zentralen Ab­rechnungsstelle bei der Johannes-Diakonie, erwartet von der Automatisierung nicht nur die Einsparung von Papier, sondern auch einen beschleunigten Rechnungsdurchlauf.

Der Weg zum Ziel

Grundlage für die Verfahrensintegration ist ein gemein­samer Datenübergabestandard. Eine Zuordnungstabel­le „übersetzt“ die Leistungsangebote der Einrichtung für OPEN/PROSOZ und ordnet die Rechnungsbeträge den Per­sonen und Bedarfen zu. Was früher über Einzelrechnungen mühsam erfasst und zusammengeführt werden musste, ge­schieht nun in einem Arbeitsgang. An die verschlüsselte Über­mittlung der Abrechnungsdaten schließt sich die fallweise Rechnungszuordnung an. Besonders komfortabel und hilfreich ist der direkte Vergleich der Abrechnungspositionen mit den in OPEN/PROSOZ errechneten Bedarfen. Kleine Differenzen, die sich zum Beispiel durch individuelle Anwesenheitszeiträume oder Abweichungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen in Werkstätten, ergeben, lassen sich unmittelbar durch Mausklick bereinigen. Für Fälle, die einer grundsätzlichen Klärung bedür­fen, werden automatisch Prüfungs- bzw. Wiedervorlagen er­zeugt. Über die Schnittstelle können sowohl die Maßnahme-, Grund- und Investkostenpauschalen als auch alle in der Ein­richtung anfallenden Leistungen abgerechnet werden. Ebenso werden Fachleistungsstunden oder der monatliche Werkstatt­lohn über die Schnittstelle abgeglichen und aktualisiert. Wei­tere Funktionen, wie beispielsweise die umfangreiche Proto­kollierung oder die Möglichkeit des Informationsaustausches zwischen Einrichtung und Sozialhilfeträger komplettieren die Verfahrensintegration.

Nutzen

Die automatisierte Abrechnung setzt Maßstäbe auf dem Weg von isolierten IT-Systemen zur effektiven Verfahrensin­tegration. Über den papierlosen Import der Rechnungsdaten bis zur globalen Rechnungsanweisung beschleunigt sich die Bearbeitung um ein Vielfaches. „Natürlich begrüßen wir die automatisierte Abrechnung. Bisher kamen die Rechnungen als Papierstapel und jeder Fall musste angefasst und durchgerech­net werden“, freut sich Yvonne Ising von der zentralen Rech­nungsstelle im Landratsamt. Allein für die Leistungsabrechnung der etwa 80 Fälle mit der Johannes-Diakonie schrumpfte der Zeitaufwand für die drei Kolleginnen der Abteilung von einem halben Tag auf eine halbe Stunde.

Neben dem verringerten Arbeitsbedarf und dem Bearbei­tungskomfort verbinden sich mit der Automatisierung weitere Vorzüge. Die Digitalisierung ist ein wichtiger Beitrag zur Ein­dämmung der Papierflut und spart weitere Ressourcen bei Versand und Archivierung. Da manuelle Rechnungseingaben entfallen, werden Eingabefehler vermieden. Ein interessanter Nebeneffekt ist der Datenabgleich zwischen Einrichtung und Verwaltung. Unstimmigkeiten bei Namen oder Geburtsdatum fallen sofort ins Auge und können gemeinsam geklärt werden.

Die Prozessoptimierung ist nachhaltig. Einmal eingerich­tet, sorgt die Schnittstelle für fortlaufende Einsparungen: jeden Monat, jedes Jahr. Für das Landratsamt Heilbronn hat diese Lösung Modellcharakter. Abrechnungsschnittstellen mit weiteren großen Leistungserbringern sind bereits ins Auge gefasst.

Abrechnungsassistent für soziale Einrichtungen

  • Möglichkeit der vollständig papierlosen Rechnungslegung und Rechnungsbearbeitung inkl. digitalisierter Dokumentenarchivierung
  • Gesicherte Datenübermittlung ohne postalischen Versand zwischen Leistungserbringer und kommunalem Kostenträger
  • Abrechnung aller voll- und teilstationären Leistungen unter Beachtung von Pflegekasse-, Pflegewohngeldbeträgen sowie Einkünften in sozialen Einrichtungen (Fachleistungsstunden, Werkstattlohn etc.)
  • Differenzierung von Maßnahme-, Grund- und Investkostenpauschalen und Verrechnung von Korrekturbeträgen aus früheren Abrechnungszeiträumen möglich
  • Automatischer Rechnungsimport und -aufbereitung mit Fallzuordnung (Hilfeempfänger und Bedarfe)
  • Vereinfachter Abgleich abgerechneter Leistungen und errechneter Bedarfe mit unmittelbarer Korrekturmöglichkeit und Zahlungsfreigabe sowie Erstellung von Prüfungsvorlagen
  • Erhöhte Datenqualität und Prozesssicherheit

Fakten Landkreis Heilbronn

  • 325.000 Einwohner, 46 Gemeinden, davon 17 Städte und 14 Gemeindeverwaltungsverbände
  • Einsatz von OPEN/PROSOZ an 60 Arbeitsplätzen im Sozial- und Versorgungsamt
  • Betreuung von 1.400 Menschen mit Schwerst- und Mehrfachbehinderungen im Leistungsbezug durch das Sachgebiet Eingliederungshilfe mit 13 Mitarbeitern
  • Höhe der Leistungen im Rahmen des SGB XII: 36 Mio. EUR pro Jahr
  • Bearbeitung von 1.600 Rechnungen mit 9.500 einzelnen Rechnungsposten von sozialen Einrichtungen

Johannes-Diakonie Mosbach

  • Komplexeinrichtung mit mehreren Standorten in Baden-Württemberg mit ca. 2.500 Mitarbeitern
  • Stationäres und ambulantes Wohnen für geistig- und mehrfachbehinderte Menschen, Werkstätten, Sonderschulen, Berufsbildungswerk, Kliniken und Ambulanzen, Kinderzentrum, Fachschule für Sozialwesen
  • Insgesamt 5.000 abzurechnende Personen, 350.000 Datensätze für 135 verschiedene Leistungsträger
  • Abrechnungssumme von ca. 100 Mio. EUR pro Jahr
  • Zentrale Erlöskontrolle und –abrechnung über das Fachverfahren X-INFO der Eberle GmbH

Kontakt

Theresa Ritter
Innendienst Vertrieb
Soziale Sicherung
Tel.: (02366) 1 88–578
vertriebsosi@prosoz.de