Die Herausforderung

Betreut von der KID Magdeburg GmbH setzt die Sozialverwal­tung seit 2009 OPEN/PROSOZ ein. Mit einem immer umfang­reicheren Aufgabenspektrum wuchs die Notwendigkeit, auch in der sozialen Betreuung ein Fachverfahren einzusetzen. Die Erweiterung von OPEN/PROSOZ auf den Bereich des Fallma­nagements lag also nahe. Durch die Hinterlegung in der Fach­software werden fallinterne Informationen systematisch doku­mentiert und nachvollziehbar. Dies ist etwa in Vertretungsfällen von entscheidender Bedeutung.

Der Weg zum Ziel

In Zusammenarbeit mit der KID identifizierte das Sozial- und Wohnungsamt die Prozesse, die im Fallmanagement abge­bildet werden sollten. Neben den klassischen Tätigkeitsbe­reichen der Sozialhilfe zählten dazu die Aufgaben des Sozialen Dienstes wie die Wohnungsnotfallhilfe, Schuldenberatung und die Fälle der Betreuungsbehörde. Hinzu gekommen sind in jüngster Zeit Betreuungsaufgaben für Asylbewerber.

„Bedarfe und Umfänge haben sich enorm vermehrt. Ich hät­te nicht für möglich gehalten, wie viele Fälle allein die Be­treuungsbehörde bearbeitet“, skizziert Wolf Hoffmann von der KID, die gestiegenen Anforderungen. Der Verfahrens­betreuer richtete das Fallmanagement über dynamische Masken in den, in OPEN/PROSOZ vorkonfigurierten System­bestandteilen passend ein.

„Wir wollten unsere Arbeitsschritte in der Software abbilden und zum Beispiel gegenüber den Gerichten und der statisti­schen Berichterstattung nutzbar machen“, schildert die Leite­rin der Betreuungsbehörde der Landeshauptstadt Magdeburg Eileen Lerche die Zielstellung. Die Sozialpädagogin hat den Aufbau des Fallmanagements fachlich begleitet.

Neben technischen Kenntnissen war fachliches Know-how ge­fordert. Das Sozial- und Wohnungsamt der Stadt Magdeburg hatte in der KID Magdeburg einen optimalen Partner, denn Verfahrensbetreuer Wolf Hoffmann bringt selbst Erfahrungen aus der Verwaltung mit. Insgesamt nutzen 45 Mitarbeiter im Sozial- und Wohnungsamt das Fallmanagement, davon sind 24 im Sozialen Dienst und 11 in der Wohnungsnotfallhilfe angesie­delt, während 10 Mitarbeiter die stark angestiegene Zahl Fälle von Asylbewerbern betreuen.

Der Nutzen

Eileen Lerche verdeutlicht die unterstützende Rolle des Fach­verfahrens: „Die Mitarbeiter des Sozialen Dienstes arbeiten nicht durchgängig, sondern temporär softwaregestützt – vor­rangig im Kontaktmanagement“. So werden alle Fallbeteiligten und Netzwerkpartner systematisch erfasst. Ebenso wird die Dokumentation der Sachverhaltsaufklärungen in der Betreu­ungsbehörde erleichtert, z. B. für Gutachter.

Aufgabenbereiche in der kommunalen Sozialen Sicherung verändern sich fortwährend. „Das, was die soziale Arbeit aus­macht, ist im ständigen Wandel“, so Verfahrensbetreuer Wolf Hoffmann. Beispiele sind die zunehmend kritischen Energie­schulden vieler Hilfeempfänger, mehr Fälle durch Demenzer­krankungen, aber auch die Betreuung jüngerer Menschen, die ihren Alltag nicht alleine in den Griff bekommen.

„Bis 2009 hat die Betreuungsbehörde gar keine Software ge­habt. Wir haben früher tatsächlich mit Karteikarten gearbeitet“, schildert Eileen Lerche die rasante Entwicklung der Arbeitsin­strumente. In Zeiten der Digitalisierung mit ihren gestiegenen Anforderungen und Qualitätsstandards wäre dies kaum mehr vorstellbar.

Softwaregestütztes Fallmanagement entlastet nicht nur die tägliche Arbeit, sondern hilft auch, die Auslastung der Mitarbei­ter im Blick zu behalten, denn mit steigenden Fallzahlen erhöht sich auch das Arbeitsvolumen. Die Sozialverwaltung der Lan­deshauptstadt und die KID begegnen dieser Entwicklung mit kontinuierlicher Verbesserung ihrer Arbeitsinstrumente und -prozesse. Momentan werden Druckvorlagen gesichtet und zusammengefasst, denn mit der Einführung der digitalen Akte wurde bereits das nächste Optimierungsprojekt realisiert.

Fallmanagement in OPEN/PROSOZ

• integriertes Verfahren mit Leistungsgewährung und Fallmanagement für alle Bereiche des SGB II, SGB XII, AsylbLG und angrenzende Aufgaben
• universell einsetzbar in kommunalen Sozialverwaltungen und bei überörtlichen Sozialhilfeträgern jeder Größe und Organisationsform
• Abbildung aller relevanten Arbeitsabläufe vom Kontaktmanagement bis zur Maßnahmenevaluation
• flexibel anpassbar auf das Aufgabenspektrum vor Ort
• unterstützende Bearbeitungsfunktionen, z. B. Termin- und Aufgabenverwaltung, automatische Wiedervorlagen
• kontinuierliche Protokollierung und Datenfortschreibung
• Benutzerverwaltung mit detailliertem Rechte- und Stellenkonzept
• vielfältige Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten

Fakten KID Magdeburg GmbH

• betreut als landesweiter IT-Dienstleister Gemeinden, Städte und Landkreise in ganz Sachsen-Anhalt
• Begleitung des Einsatzes von OPEN/PROSOZ bei der Landeshauptstadt Magdeburg, im Saalekreis sowie in den Landkreisen Stendal und Jerichower Land

Landeshauptstadt Magdeburg

• Landeshauptstadt von Sachsen-Anhalt, ca. 236.000 Einwohner
• Erteilung von Leistungen nach dem SGB XII und SGB II (im Bereich BuT, Miet- und Energieschulden) sowie AsylbLG mit OPEN/PROSOZ
• Fallmanagement mit OPEN/PROSOZ in den Bereichen Sozialer Dienst, Betreuungsbehörde, Wohnungsnotfallhilfe sowie Asyl mit insgesamt
  45 Mitarbeitern