Flächendeckend, bürgerfreundlich, durchgängig digital

Wer die Homepage der Stadt Offenbach besucht, stößt auf ein reichhaltiges Angebot verfügbarer Online-Dienste. Die Stadt hat sich zur Aufgabe gemacht, ihren Bürger*innen den Zugang zur Verwaltung und den Stadtwerken niederschwellig zu gestalten und möglichst viele ihrer Leistungen online anzubieten. Die Online-Formulare für Sozialleistungen stammen dabei überwiegend aus dem Prosoz Formularstore, der für die meisten Antragsanlässe fertige Vorlagen liefert.

Die Lösung: Online-Komplettangebot

Egal, ob Erstantrag auf Grundsicherung, Weiterbewilligungsanträge oder das Einreichen notwendiger Dokumente: die Liste der Online-Möglichkeiten für die Offenbacher Bürger*innen ist äußerst umfangreich. „Aus unserer Sicht ist die Bereitstellung von OZG-Angeboten super einfach, wenn man schon Beispieldateien hat, die man nur noch individualisieren muss. Ein klarer Vorteil gegenüber anderen Lösungen ist die freie Gestaltbarkeit,“ schildert der Systemadministrator des Sozialamtes Alexander Schaub die Stärken des Prosoz Formularstores. Nach Muster der vorhandenen Antragsformulare haben die Projektverantwortlichen zusätzlich noch Formulare nach eigenem Bedarf ergänzt, z. B. für einen Antrag auf die Übernahme von Bestattungskosten.

Immer mehr Leistungsempfänger nutzen die Internet-Angebote. „Insbesondere der Erstantrag auf Bildungs- und Teilhabeleistungen ist ein Renner“, stellt Alexander Schaub nach den ersten Monaten der Onlinestellung fest. Etwa 10 % der Anträge für diese Leistungen gehen mittlerweile online ein. Diesen Trend will die Stadtverwaltung weiter vorantreiben und hofft auf eine weitere Steigerung bei der Nutzung.

Das Ziel: Digitalisierung nach außen und innen

Über die OZG-Umsetzung hinaus verfolgt das Sozialamt dabei auch eigene Digitalisierungsziele. „Wir wollen Services digital bereithalten, und wichtig ist für uns auch, die eigenen Prozesse zu erleichtern und Zeit zu sparen“, erläutert Amtsleiter Oliver Beckmann und legt zugleich eine grundlegende Projektperspektive dar: „Wir werden immer mehr automatisieren und digitalisieren müssen, um unsere Arbeit erledigen zu können.“
Entsprechend effizient sind die Arbeitsabläufe organisiert. Die Online-Anträge werden als XML- und PDF-Datei gespeichert, wobei die relevanten Daten in OPEN/PROSOZ importiert werden und die PDF-Versionen zur Übernahme in die digitale Aktenführung dienen. Die Antragsübernahme wird über eine Bachverarbeitung erledigt, wobei die die zuständigen Sachbearbeiter*innen über die eingegangenen Anträge automatisch informiert werden. Neben der Zeitersparnis freut die Mitarbeitenden auch die Entlastung von der drögen Dateneingabe. Die Prozessdigitalisierung wird dabei als Aufwertung der eigenen Arbeitsstelle gesehen – ganz im Gegensatz zum verbreiteten Vorurteil einer Entwertung der eigenen Arbeit durch die Digitalisierung.

Den digitalen Weg will das Sozialamt daher auch zunehmend für interne Prozesse wie z. B. die Beantragung von Fortbildungen nutzen. „Was vielen Kommunen gar nicht bewusst ist, sind die internen Möglichkeiten, wie man über den Formularmanager mit FORMCYCLE Prozesse beschleunigen kann“, so Alexander Schaub.

Die Perspektive: Kontinuierlicher Ausbau und Optimierung

Die Onlinestellung ihrer Leistungen ist für die Stadt Offenbach kein abgeschlossenes Projekt, sondern Ansporn, ihre Angebote auszubauen und die Bearbeitung kontinuierlich zu verbessern. Anhand der eingehenden Anträge werden die Online-Formulare für die Nutzer weiter optimiert: Wo werden Felder falsch ausgefüllt? Wie kann man diese Fehler durch Hilfetexte vermeiden? Wie lassen sich Angaben präzisieren und Rückfragen minimieren? Mit diesen Fragen werden die Angebote geprüft und gezielt nachjustiert.

Die Einfachheit und Flexibilität der Lösungen des Formularstores haben der Stadt Offenbach die schnelle Realisierung ihres Online-Angebotes im Bereich sozialer Leistungen ermöglicht und erlauben gleichzeitig, die Lerneffekte aus der Praxis umzusetzen. Systemadministrator Alexander Schaub fasst die Prinzipien der gelungenen Umsetzung so zusammen: „Es muss irgendwann begonnen werden. Man kann dabei niemals alles zu 100% durchplanen, sondern muss am ‚lebenden Objekt‘ optimieren und offen für Verbesserungen sein.“ Mit dieser Flexibilität werden die Angebote des Sozialamtes für die Bürger*innen stetig erweitert und die Prozesse für die Verwaltung zunehmend vereinfacht und beschleunigt.

Stadt Offenbach

• Kreisfreie Stadt mit ca. 132.000 Einwohnern und Oberzentrum im Regionalverband Frankfurt RheinMain
• Ressortübergreifende Digitalisierung mit Beteiligung der Abteilung Information und Kommunikation der Stadtverwaltung, des Kompetenzcenters IT der Stadtwerke sowie der Stabsstelle Digitalisierung
• Zentrale Koordination der OZG-Umsetzung mit Bereitstellung aller Leistungen über die stadteigene Homepage offenbach.de
• Beteiligung am landesweiten Online-Dienste Dashboard eGovSAD zur Analyse der Nutzung von kommunalen Online-Angeboten
• Kommunale Aufgabenwahrnehmung des SGB XII und angrenzender Rechtsbereiche durch das Sozialamt mit rund 100 Mitarbeitenden und ca. 5.000 Fallbetreuungen
• Einsatz der Online-Formulare des Prosoz Formularstores mit verwaltungseigenen Ergänzungen auf Basis des Formularmanagers von FORMCYCLE^XIMA®