AUS DER PRAXIS

Einführung von DMS im Jugendamt

Referenzbericht der Stadt Nürnberg

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Seit 2009 arbeitet die Organisationsstelle der Stadt Nürnberg mit dem Anbieter Fabasoft zur Digitalisierung von Daten zusammen. Gemeinsam wurden bereits das Stadtarchiv, die Kfz-Zulassungsstelle und das Sozialamt der Stadt Nürnberg erfolgreich an ein digitales Dokumenten-Management System (DMS) angebunden. Die Fachabteilung Beistand- und Amtsvormundschaft des Jugendamtes Nürnberg machte daraufhin den nächsten Schritt in der Digitalisierung der Verwaltung. Die DMS-Schnittstelle für PROSOZ 14plus bot genau die richtige Lösung für die komfortable Übertragung von laufenden und neuen Fallakten in ein elektronisches Datenablagesystem.

Die Herausforderung

Ein engagiertes Team in der Fachabteilung BPV wurde mit Stefan Böhler und Robert Wolf als Hauptverantwortliche gegründet. Zusammen mit den hauseigenen DMS-Experten der städtischen Organisationsstelle, Vertreter*innen von Fabasoft und Prosoz Herten traf man sich zu einem großen Strategie Workshop in Nürnberg.

Auf der Agenda standen neue Arbeitsweisen und Voraussetzungen für ein DMS-Verfahren. Wichtig war den Beteiligten vor allem das Vorgehen, wie die Altakten ins DMS übertragen und anschließend digital abgebildet werden. Auch die Frage, auf welcher fachlichen Ebene DMS funktionieren kann, wurde diskutiert.

Zur Konkretisierung der fachlichen Darstellung haben Stefan Böhler und Robert Wolf mit den Mitarbeiter*innen am Anfang der Projektlaufzeit mehrmals wöchentlich gearbeitet. Dabei wurden gewohnte Arbeitsweisen und Workflows in Einzelschritte zerlegt, analysiert, optimiert und anschließend neu zusammengesetzt. „Es war ein anstrengender Prozess, der aber notwendig war, um ein optimales Ergebnis für die Bedarfe in Nürnberg zu erreichen“, fasst Robert Wolf die arbeitsintensive Zeit zusammen.

„Derjenige, der anfängt sich ein passgenaues Konzept zu überlegen, kann selbst die Richtung bestimmen, in die er steuern möchte“, ergänzt Stefan Böhler. Das selbstbestimmte Vorgehen ermöglichte den Nürnbergern ihre Bedarfe im DMS abbilden zu können und möglichst wenige fachliche Kompromisse eingehen zu müssen.

Das Hauptaugenmerk lag für die Projektleiter auf der Unterstützung und Stärkung der Sachbearbeitung und Buchhaltung. „Die Arbeit mit einem DMS stellt eine Erleichterung für unsere Mitarbeitenden dar. Wir haben die Prozesse an PROSOZ 14plus ausgerichtet und das DMS danach angepasst. Nicht umgekehrt“, betont Stefan Böhler die Wichtigkeit des Fachverfahrens.

Die Motivation

Neben den bereits vorhandenen über 12 000 Altakten, war vor allem die Aussicht auf bis zu 10 000 weitere neue Fallakten in den nächsten zehn Jahren das ausschlaggebende Argument für die elektronische Aktenführung.

Immer mehr Kommunen spüren den Fachkräftemangel. Bundesweit hat kaum ein Fachamt ausreichend personelle Ressource für zusätzlich anfallende Arbeiten bei steigenden Fallzahlen zur Verfügung. Die Umstellung auf DMS ermöglicht jedoch eine gewisse Zeit- und Arbeitsersparnis im Fachamt. Gerade die Suchzeiten oder vielen langen Wege einer Papierakte entfallen und entlasten so die Mitarbeiter*innen.

Mit der Einführung von DMS erfüllt Nürnberg bereits heute die allgemeinen Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz zur Einführung der elektronischen Aktenführung.

Der Weg zum Ziel

In Nürnberg wurde die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems von allen Beteiligten getragen. „Der Teamgeist in einem solchen Mammutprojekt ist enorm wichtig. Die Kollegen erfassen pro Jahr bis zu 500 Fälle und übertragen diese selbst ins DMS. Dafür braucht es viel Motivation“, so Robert Wolf.

Von der Auftaktveranstaltung bis zur finalen Fertigstellung der DMS-Schnittstelle in PROSOZ 14plus hat die Projektbegleitung von Prosoz Herten vier Monate gedauert. Die Zusammenarbeit zwischen Software-Haus, DMS-Anbieter und dem Kunden in Nürnberg war professionell und effizient. Alle Seiten sind mit Verlauf des Projekts und vor allem mit dem Ergebnis sehr zufrieden.

Fakten
Nürnberg
Mit rund 530.000 Einwohnern ist Nürnberg die zweitgrößte Stadt des Freistaats Bayern und das kulturelle und wirtschaftliche Zentrum Nordbayerns. Zusammen mit den unmittelbaren Nachbarstädten Fürth, Erlangen, Schwabach und angrenzenden Gemeinden leben über 1,3 Millionen Menschen im Ballungsraum Nürnberg.

Anzahl der Mitarbeiter*innen, die Zugriff auf PROSOZ 14plus haben
350 Mitarbeiter*innen

Auftrag an Prosoz Herten
Einführung DMS-Connector für PROSOZ 14plus

Kontakt

Sandra Trost
Innendienst Vertrieb
Soziale Sicherung
Tel.: (02366) 1 88-578
vertriebsosi@prosoz.de