AUS DER PRAXIS

Doppel(t) Spitze

Verwaltungsgebäude (Carl-von-Ossietzky-Straße 11, Eberswalde)

Landkreis Barnim bricht alte Strukturen auf und etabliert neue Prozesse

Im Landkreis Barnim, nordöstlich von Berlin gelegen, zeigen die Verantwortlichen der Bauaufsicht und des Umweltamtes eindrucksvoll, wie man alte Strukturen aufbricht und neue Prozesse etabliert.

Schon lange setzen die Mitarbeiter*innen in der Bauaufsichtsbehörde ProBAUG als führende Software ein. Die Zufriedenheit über ein stabiles System, das alle benötigten Anforderungen abbilden kann und die gesetzlichen Vorgaben der Digitalisierung erfüllt, waren auch dem Leiter des Umweltamtes Ronny Baaske, bekannt. „Prosoz ist im Bereich der kommunalen Software ein großer Player und steht für eine stabile Performance“, sagt der Amtsleiter aus Eberswalde.

Die bisherige Software im Umweltamt stieß im Zuge der Verwaltungsmodernisierung hingegen an ihre Grenzen und ließ sich in der Programmierung nicht mehr weiterentwickeln. Die gesetzlichen Vorschriften machten den Weg in die Digitalisierung frei und der Landkreis Barnim entschied sich 2023 für den Einsatz von ProUMWELT. Das Umweltamt des brandenburgischen Landkreises besteht aus sieben Fachabteilungen und beschäftigt um die 50 Mitarbeitende, davon 40 mit direktem Bezug zur computergestützten Bearbeitung von Vorgängen in ProUMWELT.

Bauen und Umwelt – ein tolles Duo

Die Kompatibilität zwischen ProUMWELT und ProBAUG bietet den Mitarbeiter*innen beider Verwaltungen große Vorteile. „Wir stehen bei 80% aller Vorgänge aus der Bauaufsicht im Austausch mit den Kolleg*innen,“ so Ronny Baaske und ergänzt, „direkt über eine Software verbunden zu sein, bedeutet ein wahnsinnig großes Einsparpotenzial der zeitlichen Ressource.“

Wo früher noch seitenweise Akten in Papier von einer Behörde zur anderen weitergegeben wurden, arbeitet man heute auf der gleichen Datenbasis. Stellungnahmen, kollegiale Beteiligungen oder Mitwirkungen können fristgebunden hinterlegt werden und bieten den Kolleg*innen eine jederzeit aktuelle Aktenlage. Zwar gibt der IT-gestützte Arbeitsprozess den Mitarbeiter*innen eine einheitliche Struktur zur Bearbeitung vor, es bliebe am Ende aber „noch genug Freiraum für individuelle Entscheidungen und Maßnahmen“, beschreibt Ronny Baaske die Vorteile der Software. Auch könne er als Vorgesetzter durch die vorgegebene Arbeitsweise die Mitarbeiter*innen frühzeitig vor Überbelastung schützen und das Arbeitsvolumen transparent auswerten.

Clever und smart – die Personalstrategie

Fast noch enger, als die Kolleg*innen aus den beiden Behörden, arbeiten die beiden Verfahrensbetreuerinnen der Bauaufsicht und der Umweltbehörde zusammen. Alina Statovci betreut ProBAUG und Doreen Bauert ist für ProUMWELT und ProDENKMAL zuständig.

Beide Expertinnen kümmern sich in Vollzeit um die Software-Produkte und sind hauptverantwortliche Ansprechpartnerinnen für die Kolleg*innen aus den Fachbehörden.

„Wir ergänzen uns perfekt, wir können gemeinsam IT-Entscheidungen auf den Weg bringen, zu Informationsveranstaltungen von Prosoz gehen und die digitale Zukunft vom Landkreis Barnim aktiv mitgestalten.“, berichtet Doreen Bauert. „Auch können wir uns im Krankheits- oder Urlaubsfall gegenseitig vertreten,“ ergänzt Alina Statovci „das Verständnis für die IT-Architektur ermöglicht es uns, schnell und orientiert bei Problemstellungen helfen zu können.

“Die Kolleg*innen im Umweltamt wurden bei der Einführung von ProUMWELT Schritt für Schritt in das Projekt integriert. Doreen Bauert hat nach und nach die Fachabteilungen auf den Umstieg vorbereitet – dabei wurden Arbeitsprozesse angeschaut, hinterfragt und vereinheitlicht und das alles für sechs Bereiche: von Denkmal, Boden, Natur, Wasser, Abfall hin zur öffentlich-rechtlichen Entsorgung. „Frau Bauert war mehr als ausgelastet,“ berichtet Ronny Baaske rückblickend.

Gut aufgestellt für die digitale Zukunft

Corona und die Pandemie haben gezeigt, dass Behörden mobil und flexibel sein müssen, um weiterhin die tagtägliche Arbeit in der Verwaltung bewältigen zu können. Das Homeoffice wurde im kommunalen Kontext zu einer echten Alternative. Heute, zwei Jahre weiter, gilt das Angebot von Homeoffice als Standard für einen modernen Arbeitgeber. Auch hier müssen keine Akten zwischen dem stationären und digitalen Schreibtisch transportiert werden und der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Unterlagen bleibt gewahrt.

In den nächsten Jahren stehen auch das mobile Arbeiten und die Einführung von Online-Anträge ganz oben auf der Agenda des Landkreises, zunächst konzentriert man sich aber auf die verbesserte Kommunikation und schnellere Zusammenarbeit zwischen der Bauaufsichtsbehörde und dem Umweltamt. Der Landkreis Barnim ist ein gutes Beispiel dafür, wie man behördliche Säulen aufbrechen und zum Vorteil aller Beteiligten gemeinsam den Weg in eine digitale Kommune von morgen gehen kann.

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Prosoz Herten-Neue Business Partner im Bereich Bauen-Barbara Kunzelmann

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