DMS für PROSOZ 14plus

Mit Blick auf 2020 und die damit anstehenden Herausforderungen des E-Government-Gesetzes haben viele Kommunen die Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, beauftragt.

Die technische Anbindung von PROSOZ 14plus an das DMS-Verfahren wird über den PROSOZ-DMS-Connector (Webservice) sichergestellt. PROSOZ 14plus stellt dem Webservice einen Standard-Meta-Datensatz zur Verfügung, der fall- und personenbezogene Daten, Dokumente und zusätzliche Daten (Schlagwörter etc.) enthält.

Der DMS-Connector wirkt bi-direktional – aus dem Fachverfahren PROSOZ 14plus heraus erzeugte Dokumente werden automatisch in der digitalen Akte gespeichert und revisionssicher archiviert, Fremddokumente aus dem DMS können wiederum in PROSOZ 14plus angezeigt werden. Auch bereits in der Chronik von PROSOZ 14plus abgelegte „Alt“-Dokumente können in das DMS verlagert werden. So ist eine ganzheitliche Abbildung einer Akte möglich.

  • Digitalisierung des eingehenden, ausgehenden und internen Schriftverkehrs als „digitale Akte“
  • Hohe Verlässlichkeit der digitalen Akte durch dauerhafte und revisionssichere Archivierung des Schriftverkehrs
  • „Entlastung“ der Produktivdatenbanken durch spürbare Reduzierung der Datengröße im Fachverfahren
  • Kontextbezogene Ablage aller Dokumente und Möglichkeit einer schnellen und komfortablen Recherche (auch fallübergreifend)
  • Strukturierte Ablage anhand von Meta-Daten, Keywörtern und Tags, als Grundlage für ein übergreifendes Informationsmanagement
  • Möglichkeit der zeitnahen Anbindung weiterer DMS-Verfahren durch den PROSOZ-DMS-Connector als Schnittstellentechnologie
  • Gewährleistung paralleler Einsichtnahme von Dokumenten durch mehrere Personen

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